Das Magazin für Gastronomie und Hotellerie voller Ideen und Inspirationen zu den Themen Möbel, Design, F&B, Konzepte für ambitionierte Gastgeber
presse-bild-fuer-blog-finanzplanung-gastronomie-beitrag-wulf
Gastro-Tipps

5 Tipps für eine bessere Finanzplanung in der Gastronomie

Wer eine Gastronomie betreibt, muss seine Zahlen kennen und verstehen, vorausschauend planen und auf Veränderungen rechtzeitig reagieren können. Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf hat 5 Tipps für eine bessere Finanzplanung.

1. Täglichen Report erstellen

Jeder Tag in der Gastronomie ist anders, und fast jeden Tag – Gastronomen wissen es – passiert etwas Unvorhergesehenes, das sich auf das Geschäft auswirkt. Eine plötzlich an einem ruhigen Abend hereinschneiende Gruppe, ein Platzregen, der das Terrassengeschäft zunichte macht oder eine Maschine, die kurzfristig ihren Dienst quittiert. Einen langfristig quantifizierbaren Überblick verschafft ein täglicher Report, zum Beispiel in Form eines Excel- oder Google-Sheets. In dieses werden Tagesumsatz, Durchschnittsbon, Gäste insgesamt und pro Stunde, die am besten und am schlechtesten verkauften Artikel, No-Shows und weitere Zahlen wie Lieferantenrechnungen oder von Mitarbeiter verzehrte Speisen und Getränke eingetragen – je nach Betrieb und Angebot. Dieser Report ist die Basis für Punkt zwei.

2. Täglichen Break-Even-Point errechnen

Auch ein nahezu täglich voller Laden kann, wenn die Umsatzerlöse im Missverhältnis zu den Kosten stehen, schlechte Zahlen produzieren. Oft jedoch bekommt der Gastronom davon zu spät etwas mit – augenscheinlich ist ja alles tipptopp. Transparenz gibt die Kennzahl des täglichen Break-Even: Alle Kosten, die in einem Monat entstehen – Löhne und Lohnnebenkosten, Lieferungen, Mieten, aber auch Verderb und Schwund – geteilt durch die Öffnungstage. Mit dieser Zahl lässt sich gut analysieren, ob der Betrieb täglich wirtschaftlich arbeitet oder nicht, und es kann schnell gehandelt werden, nicht erst, wenn die BWA vom Steuerberater zurück kommt. Wichtig ist, der Analyse möglichst viele Daten aus der Kasse und vom Steuerberater zuzuführen.

3. Umsätze vorausschauend planen

Neben einer retrospektiven Betrachtung – was habe ich gestern, vergangenen Monat und vergangenes Quartal eingenommen und ausgegeben – ist es auch hilfreich, sich mit der Zukunft zu beschäftigen. Hier braucht der Gastronom keine Glaskugel, sondern einen stadtspezifischen Kalender und die Zahlen aus der Vergangenheit: Welche Veranstaltungen (Messen, Stadtfeste etc.) stehen an und könnten sich auf meinen Umsatz im nächsten oder übernächsten Kalendermonat auswirken? Wie sehen die Wettervorhersagen aus? Und, hierfür liegen alle Daten im Internet vor, wie war das Wetter vor einem Jahr, vor zwei und drei Jahren an einem bestimmten Tag? Welche Umsätze habe ich am gleichen Kalendertag in den Vorjahren gemacht, was (siehe täglicher Report) war an diesem Tag bei mir los? Mit dieser Betrachtung lassen sich viele Dinge – Einkauf, Personal, Marketingbudget und Co. – im Sinne der Finanzplanung besser organisieren.

4. Rollierende Liquiditätsplanung aufbauen

Neben den Umsatzprognosen – und teils auf diesen fußend – lässt sich auch die Liquidität für die kommenden drei, sechs oder zwölf Monate planen. Welche Einnahmen aus dem gastronomischen Geschäft, aus Zusatzgeschäften und anderen Geschäftsbereichen sind zu erwarten? Und auf der Gegenseite: welche Ausgaben, einmalig, mehrmals, regelmäßig? Stehen Tilgungen an, Nachzahlungen, entstehen voraussichtlich sonstige besondere Kosten? Mit diesen groben Erwartungen sollte sich der Gastronom dann mit einem externen Experten, zum Beispiel dem Steuerberater, zusammensetzen und gemeinsam den Feinschliff der Liquiditätsplanung machen. Im Zusammenspiel mit den täglichen Tools durch Report und Break-Even-Analyse sowie die monatliche BWA hat der Gastronom nun einen guten Überblick über die Wirtschaftlichkeit.

5. Rücklagen bilden

Die Zahlen und Analysen können noch so gut sein – plötzlich auftauchende Kosten und Zahlungsaufforderungen lassen sich damit nicht abwenden. Sie reichen von Verbindlichkeiten durch Steuernachzahlungen oder Vorauszahlungen über Umsatzeinbußen durch Wetterumschwünge bis zu teuren Reparaturen, Havarien, Feuer und andere unschöne Ereignisse. Wer von Anfang an Rücklagen bildet, verschafft sich ein Polster für Faktor X. Gründer müssen hier einen großen Spagat machen: Gerade sie haben oft wenig finanzielle Mittel, müssen aber genauso Rücklagen bilden wie gestandene Gastronomen. Und: Sie sind als Neulinge sogar häufiger von Problemen, Fehlern und Kinderkrankheiten betroffen. Deswegen sollte ein nicht zu kleiner finanzieller Puffer schon in der Investition berücksichtigt und das monatlich zurückgelegte Geld zur besseren Abgrenzung auf einem eigenen Konto „geparkt“ werden.

Der Fachjournalist und Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf berichtet regelmäßig an dieser Stelle aus der Gastronomie-Szene. Seine Themen sind Trends, Konzepte, Food und Getränke, die Menschen dahinter, alles, was sich auf dem Markt bewegt und für Gastgeber interessant ist. Jan-Peter Wulf lebt und arbeitet in Berlin.