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Gastro-Tipps

5 Tipps zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau in der Gastronomie

Seit Anfang des Jahres 2018 können Finanzbeamte unangekündigt auf der Matte stehen und Einblick in die Kasse gastronomischer Betriebe verlangen: Stimmen die Zahlen? Werden Transaktionen ordnungsgemäß notiert? Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten sich Gastronomen auf den Fall eines Falles vorbereiten. Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf hat 5 Tipps.

1. Eine elektronische Kasse ist besser

Viele, aber längst noch nicht alle Betriebe, verfügen über ein elektronisches Kassensystem. Auf dieses umzusteigen bietet viele Vorteile. Umsatzzahlen lassen sich mit ihm deutlich besser auswerten und der allgemeinen Umsatzplanung des Hauses zuführen. Und sollte es zu einer Prüfung kommen, sind aktuelle Daten mit ihr schnell verfügbar. Abrechnungsfehler reduziert das elektronische System ebenfalls – und das kann mitunter entscheidend sein. Denn ergeben sich bei einer Überprüfung durch den Finanzbeamten grobe Diskrepanzen, kann dieser die Kasse „verwerfen“ und direkt zu einer Außenprüfung, sprich einer Betriebsprüfung aller Unterlagen, übergehen, ohne dass sich der Betrieb auf diese hätte vorbereiten können. Überdies zeigen die Erfahrungswerte der ersten Monate der neuen Prüfungsregelung: „Auf dem Kieker“ haben die Finanzämter vornehmlich (aber nicht ausschließlich) Betriebe, die noch mit einer nichtelektronischen Kasse arbeiten.

2. Tägliches Zählprotokoll anfertigen

Nach wie vor hat die Gastronomie einen hohen Anteil an Bareinnahmen. Und weil dies so ist, sollten gastronomische Betriebe in jedem Fall eine tägliche Kassenführung, dokumentiert durch ein tägliches Zählprotokoll, vornehmen. Mit der elektronischen Kasse ist diese Funktion an Bord. Ansonsten lassen sich Musterformulare, die das Zählen vereinfachen, aus dem Internet herunterladen (ggf. hilft der Steuerberater weiter). Wird das Protokoll im Falle einer Kassen-Nachschau dem Prüfer vorgelegt, wird der Prozess nicht nur beschleunigt, sondern auch transparent. Wovon nicht nur der Fiskus profitiert: Die eigenen täglichen Einnahmen, Ausgaben und somit Umsätze zu kennen, ist auch für die betriebsinterne Finanzplanung (https://blog.goin.de/2017/11/5-tipps-finanzplanung-gastronomie/) wichtig. Auf Basis dieser Zahlen lässt sich die tägliche Break-Even-Analyse vornehmen, die eines der wichtigsten Instrumente für die wirtschaftliche Steuerung des Unternehmens ist.

3. Entnahmen sofort dokumentieren

Der Chef hat das Recht, Barentnahmen aus der Kasse vorzunehmen, auch für private Zwecke. Ob das ratsam ist, ist ein anderes Thema – hier gilt es viele Regelungen zu beachten und den eigenen Steuerberater zu konsultieren. Wenn Geld entnommen wird, gilt jedoch: Bitte sofort durch einen Eigenbeleg dokumentieren, nicht erst zu einem späteren Zeitpunkt. Denn fehlt im Falle einer – unangekündigten – Kassen-Nachschau die entsprechende Dokumentation, droht ebenfalls die bereits genannte Betriebsprüfung. Schlimmer noch: Es kann eine sogenannte Zuschätzung des Umsatzes vorgenommen werden, die entsprechend höhere Abgaben an den Fiskus mit sich zieht, sprich teuer wird.

4. Regeln, wer Ansprechpartner ist

Steht der Fiskus auf der Matte, wäre es eigentlich ideal, wenn der Steuerberater des Betriebs hinzukommen und das Gespräch – von Experte zu Experte – übernehmen kann. Vermutlich aber wird das nur selten kurzfristig möglich sein. Ein Termin vereinbaren lässt sich jedoch nicht, denn Sinn und Zweck der Kassen-Nachschau ist es ja, zu jedem Zeitpunkt nachhalten zu können, ob ein Betrieb ordentlich abrechnet oder nicht. Insofern sollte der Chef beziehungsweise dessen Betriebsleiter sich gut mit seinem Steuerberater abstimmen, wie im Falle einer Prüfung vorzugehen ist, welche Dokumente in Zweifelsfällen direkt auszuhändigen sind usw. Und sind auch diese nicht zugegen – eine Prüfung kann zu jeder Zeit im geöffneten Betrieb erfolgen –, hilft eine vorbereitete, mit dem Steuerberater erstellte Checkliste für die Mitarbeiter.

5. Kassendaten archivieren, analog wie digital

Auch wenn die tagesaktuelle Einsicht bei einer Nachschau im Vordergrund steht: Kassenunterlagen (u.a. Kassenbücher, Originalbelege und Z-Bons, auch Betriebsanleitungen und im Falle von Umprogrammierungen der Kasse entsprechende Dokumentationen, nicht aber Kassenrollen) müssen zehn Jahre aufbewahrt und auf Anfrage dem Finanzamt vorgelegt werden. Deshalb ist eine entsprechende Archivierung unumgänglich: Analoge Unterlagen kommen in den analogen Aktenordner, digitale Daten ins virtuelle Pendant. Übrigens: Ab 2020 gilt eine allgemeine Meldepflicht der elektronischen Kassensysteme sowie eine Belegausgabepflicht an Kunden, bis 2022 müssen die Kassen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben. Deswegen sollten schon jetzt die Weichen für diese neuen Regelungen gestellt werden.

Der Fachjournalist und Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf berichtet regelmäßig an dieser Stelle aus der Gastronomie-Szene. Seine Themen sind Trends, Konzepte, Food und Getränke, die Menschen dahinter, alles, was sich auf dem Markt bewegt und für Gastgeber interessant ist. Jan-Peter Wulf lebt und arbeitet in Berlin.

Foto: Helloquence/Unsplash