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Gastro-Tipps

7 Tipps für das agile Arbeiten

In der Arbeitswelt ist die sogenannte Agilität ein großes Trendthema – immer mehr Unternehmen nutzen die Methoden, um flexibel zu agieren und auf Veränderungen reagieren zu können. In turbulenten Zeiten wie diesen kann Agilität besonders hilfreich sein. Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf führt mit Fragen und Antworten in das Thema ein.

Was ist Agilität?

Agilität oder Agiles Arbeiten ist ein zentraler Bereich des New Work: Der Kerngedanke dahinter ist, dass sich klassische, starre Unternehmens- und Organisationsstrukturen auf schnell verändernde Bedingungen nur unzureichend und nicht zügig genug anpassen können. Agilität als Prinzip setzt auf Flexibilität und Beweglichkeit, auf Kundenorientierung und auf kurzfristige Ergebnisse, um bei Bedarf schnell, richtig und zeitnah reagieren und korrigieren zu können.

Wie setzt man Agilität im Unternehmen um?

Zunächst einmal ist ein Umdenken nötig: Entscheidungen werden nicht mehr hierarchisch top-down gefällt. Es werden vielmehr in kleinen Teams oder Projektgruppen Ideen entwickelt und Aufgaben verteilt – wobei die Mitarbeiter je nach Thema unterschiedliche Rollen einnehmen. Es kann durchaus sein, dass jemand, der sonst eine Führungsfunktion hat, sich in einem speziellen Projekt „unterordnet“ und jemand, der sonst rein ausführende Tätigkeiten hat, nun die Projektleitung übernimmt. Was übrigens auch den Teamgeist und den Zusammenhalt fördert.

Wie läuft ein agiler Prozess ab?

Am Anfang ein Meeting bzw. eine Ansage, am Ende ein Produkt oder Ergebnis – das ist nicht das Prinzip, nach dem agile Prozesse ablaufen. Stattdessen setzt Agilität auf kleine Schritte und Teilergebnisse, die im Team entwickelt und dem Kunden vorgestellt werden – je nach Projekt ist dieser sogar in den Entstehungsprozess involviert. „Scrum“ nennt sich diese Vorgehensweise, die zuerst im Bereich der Software-Entwicklung Anwendung fand. Statt eines „Masterplans“ am Anfang, der bei komplexen Aufgaben kaum vorab erstellbar ist, gibt es verschiedene Teilpläne, Backlogs genannt. In ihnen werden zum Beispiel die Aufgaben bis zum nächsten Teilergebnis formuliert, und der Weg zu diesem nächsten Teilergebnis wird „Sprint“ genannt. Teilweise werden sogar die Zielvorgaben unterwegs angepasst, wenn sich herausstellt, dass das neue Ziel besser und brauchbarer ist.

Wie wird sichergestellt, dass ein Prozess nicht im Chaos endet?

Wenn der Chef sagt: „So machen wir es“, und alle halten sich daran, dann ist es scheinbar einfacher. Aber keinesfalls immer besser! Viele Mitarbeiter wollen heutzutage Unternehmensprozesse mitbestimmen und mitgestalten. Diese intrinsische Motivation führt dazu, dass sie sich mit Ideen und Kompetenz einbringen. Das Scrum-Prinzip bietet sich hier besonders an: Die Tatsache, dass je nach Aufgabe auch Mitarbeiter Führungsrollen übernehmen können – sie sind dann „Scrum Master“ und leiten ein Projektteam, in dem eigenverantwortliches Arbeiten gelebt wird. Regelmäßige Abstimmungen und Review-Meetings, in denen analysiert wird, was im Teilprozess gut funktioniert hat und was verbessert werden muss, gehören dazu.

Wie verhindert man Meeting-Marathons und fördert konzentriertes Arbeiten?

Digitale Tools helfen sehr, um agile Prozesse unter den Maßgaben der Flexibilität und der Zügigkeit gut umsetzen zu können. Team-Meetings und kurzfristige Abstimmungen können auch mit entsprechender Software durchgeführt werden, sodass das Arbeiten von unterschiedlichen Orten aus – zum Beispiel dem Homeoffice, wie aktuell bei vielen Berufstätigen der Fall – möglich ist. Es gibt digitale Produkte für Projektskizzen und Ideenentwicklung, es gibt spezielle Angebote für die Projektbearbeitung und ebenso für die Kommunikation, die als „enterprise social networks“ oft gängigen Social-Media-Netzwerken ähneln und eine Mailflut mit entsprechender Unübersichtlichkeit verhindern. Wichtig bei der Nutzung ist, dass Kommunikations- von Konzentrationszeiten gut getrennt werden. Denn wie der Name „Sprint“ schon sagt – es soll schnell und sportlich ein Teilziel erreicht werden.

Was nützt Agilität einer serviceorientierten Branche wie der Gastronomie?

Tische eindecken, präsent am Gast sein, Speisen zubereiten – dies sind zweifellos Bereiche, in denen sich eher wenig agil agieren lässt. Hier braucht es klare Vorgaben und Standards. Aber: Diese lassen sich im Team entwickeln und verbessern! Und auch andere, prozessorientierte Aufgaben – etwa der Aufbau eines Zusatzgeschäfts wie ein Online-Shop, neue Formen des Services oder die schrittweise Umgestaltung des Interieurs, können mit den agilen Methoden von Scrum und Co. besser umgesetzt werden. Und: Weil Gastronomie-Teams erstens oft zeit- und ortsversetzt in Schichten tätig sind und zweitens Flexibilität im sich ständig ändernden Alltag im Betrieb nur zu gut kennen, sind sie besonders befähigt, agil zu arbeiten.

Der Fachjournalist und Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf berichtet regelmäßig an dieser Stelle aus der Gastronomie-Szene. Seine Themen sind Trends, Konzepte, Food und Getränke, die Menschen dahinter, alles, was sich auf dem Markt bewegt und für Gastgeber interessant ist. Jan-Peter Wulf lebt und arbeitet in Berlin.